Strategy of Information Integration

Strategy of Information Integration merupakan cara yang dilakukan para pelaku bisnis dalam rangka memaksimalkan kemampuan bisnisnya untuk mendapatkan informasi yang berguna dalam pengembangan bisnis itu sendiri. Contoh dari informasi ini adalah bagaimana caranya mempertahankan sebuah bisnis atau sebuah perusahaan dalam persaingan yang sangat ketat akhir-akhir ini. Untuk itulah banyak dari perusahaan melakukan kerja sama dengan perusahaan lainnya untuk dapat saling melengkapi kekurangan masing-masing. Maka dari sinilah terbentuk organisasi baru yang lebih besar dari sebelumnya. Dengan semakin besarnya organisasi, maka semakin banyak pula masalah yang terjadi, seperti tidak ada kesepahaman antara anggota organisasi. Dengan mempelajari sejumlah ilmu perilaku organisasi, jalan buntu permasalahan tersebut dapat dipecahkan dengan menggunakan sebuah metodologi yang disusun berdasarkan fenomena resistensi yang kebanyakan disebabkan karena hal-hal sebagai berikut:

· Ego sektoral organisasi yang sangat tinggi sehingga menutup kemungkinan untuk mau diatur atau bekerjasama dengan organisasi lain

· Anggapan bahwa sistem informasi merekalah yang terbaik dibandingkan dengan yang dimiliki oleh pihak-pihak mitra lainnya

· Konteks kepentingan yang berbeda pada setiap organisasi sehingga sulit dicari titik temu yang memungkinkan untuk melakukan integrasi secara cepat

· Berebut untuk menjadi pimpinan tim integrasi dalam sebuah konsorsium kerja sama

· Ketidakinginan untuk saling membagi data, informasi, maupun pengetahuan yang dimiliki karena akan dianggap mengurangi keunggulan kompetitif individu maupun organisasi

Berikut ini adalah enam tahap integrasi yang digunakan untuk melakukan pendekatan Pendekatan dimaksud adalah dengan menggunakan metodologi yang menekankan pada evolusi pelaksanaan enam tahap integrasi seperti yang dijelaskan berikut ini.

Tahap I: Eksploitasi Kapabilitas Lokal

Pada tahap ini, yang perlu dilaksanakan adalah melakukan pengembangan maksimal terhadap kapabilitas sistem informasi masing-masing organisasi. Tujuan dari dilakukannya tahap ini adalah untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan – baik dilihat dari segi keunggulannya maupun keterbatasannya.

Tahap II: Lakukan Integrasi Tak Tampak

Pada setiap kerjasama atau kolaborasi dua atau lebih organisasi kerap mendatangkan kebutuhan baru. Dan ketika kebutuhan bersama ini muncul, seringkali tidak dapat dipenuhi oleh sebuah sistem informasi yang dimiliki salah satu anggota konsorsium. Pada saat kebutuhan baru ini berhasil didefinisikan secara jelas, masing-masing organisasi melalui wakilnya berkumpul dan berdiskusi bersama untuk mencari jalan keluar pemenuhan kebutuhan yang ada. Pada saat inilah sebenarnya hakekat ”integrasi” telah dilakukan. Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masing-masing sistem informasi yang telah dianggap baik bekerja oleh setiap organisasi yang ada. Keluaran sesungguhnya dalam tahap ini adalah kepercayaan dan kesadaran akan perlunya kerjasama untuk memecahkan solusi.

Tahap III: Kehendak Berbagi Pakai

Langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi seberapa efisien dan optimum solusi yang telah di dapat berhasil dibangun, terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi. Sekali lagi para wakil dari masing-masing organisasi akan berkumpul dan melihat bahwa banyak peluang untuk meningkatkan kinerja solusi yang dihasilkan jika dan hanya jika adanya ”sharing” atau pola berbagi pakai antar sumber daya teknologi informasi yang dimiliki masing-masing organisasi. Keluaran terpenting dari tahap ini adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional ke ide-ide brilian yang dipandu oleh pemikiran rasional.

Tahap IV: Redesain Arsitektur Proses

Mencari solusi dengan berbekal berbagi pakai sumber daya biasanya dapat dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemilik kepentingan internal. Di sinilah tahap penentu integrasi diuji kembali, karena yang akan terlibat adalah pimpinan nomor satu dari masing-masing organisasi. Keluaran dari tahap terberat ini adalah kesepakatan untuk melakukan kolaborasi secara lebih jauh, yaitu dengan memperhatikan nilai (atau value) dari pemegang kepentingan utama dari seluruh organisasi yang berkolaborasi. Ragam proses baru inilah yang akan menjadi cikal bakal atau embrio arsitektur sebuah sistem informasi terintegrasi yang dimaksud, yang merupakan penjelmaan ”secara tidak sadar” kumpulan sistem informasi organisasi beragam yang ada.

Tahap V: Optimalkan Infrastruktur

Rancangan beraneka ragam proses baru yang dihasilkan pada tahap sebelumnya tidaklah akan berjalan secara efektif, efisien, optimal, dan terkontrol dengan baik apabila secara fundamental tidak dilakukan penyesuaian terhadap infrastruktur organisasi yang ada – dalam hal ini adalah arsitektur sistem informasi terintegrasi yang dimiliki. Keluaran dari tahap optimaliasi ini adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara efektif melayani kepentingan vertikal maupun horisontal. Dan tentu saja yang tidak kalah pentingnya, yaitu semakin eratnya relasi antar organisasi yang berkolaborasi setelah melewati sejumlah tahap sebelumnya.

Tahap VI: Transformasi Organisasi

Tahap terakhir yang akan dicapai sejalan dengan semakin eratnya hubungan antar organisasi adalah transformasi masing-masing organisasi. Transformasi yang dimaksud pada dasarnya merupakan akibat dari dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi yang memaksanya untuk menciptakan sebuah sistem organisasi yang adaptif terhadap perubahan apapun.

Sumber : www.docstoc.com